zhubaining's blog

（本文以具体的软件和工具为例叙述，不过基本原理和方法是通用的，敬请举一反三。）

邮件规则

分类存放：设定最基本的分类放置规则是最基本的一条，就是把特定的邮件放到特定的文件夹里面，这样看起来很清楚。

重点提醒：很多人每天都要收到很多邮件，如果你要接收一些系统自动发送的监控邮件，那么一天成千上万封都很正常。这时候，就要对收到的邮件分一下轻重缓急：一般来说，一封邮件当中，如果你出现在“接收人”和“抄送”里的话，那么这封邮件就是要优先查看的。一个方法就是，通过设定邮件规则，使得这种邮件到来时，让outlook弹出一个“新邮件通知”的对话框，方便你及时处理。

会话显示：outlook邮件所有的目录都可以将邮件按照会话的形式层级地显示出来，这样就可以直观地看到对一个话题的来回讨论。但是，当你是话题的发起者，并且你没有显式地把你写到邮件接收者里面，并且邮件接收者里面没有包含你的一个邮件组的话，你只能看到你收到的邮件被会话展示，因为发起讨论的这封邮件只是放到了“已发送邮件”里面。解决方案还是利用邮件规则，在“发送邮件后”，将邮件复制一份到收件箱的一个目录：

搜索邮件

即使用了邮件规则对邮件进行了分类，即使outlook本身就有搜索邮件的功能，当邮件多了还是无济于事，因为成千上万的邮件分散在不同的目录，人工找或者用这个搜索都很麻烦。这时，你需要功能强大的桌面搜索工具，谷歌、百度和微软等大佬们都提供了免费的工具。如果要对Outlook邮件进行搜索的话，推荐使用微软的Windows Search，毕竟你要搜索微软自己的东西嘛。我之前用过谷歌的桌面搜索，可能存在和Outlook兼容的问题，崩溃了好几次。

当然，这个桌面搜索不局限于搜索邮件，它还可以搜索你的硬盘上的各种文档。试想一下，即使你现在只知道要找的内容其中一两个关键字，就可以很快地从成千上万个邮件或者文档当中把它拎出来，那是多么爽的一件事。

日历与提醒

事情很多的时候，如果不做好日程管理和提醒，那么肯定会出现遗漏。现在，假如你按照下面这样做了，那么基本上就不会有问题了：

1. 会议邀请：不要在直接用IM或者邮件通知会议，而是使用Outlook的“会议邀请”功能，这样，当你发送出去后，别人的日历里面自动添加了这个日程，outlook在会议开始前所有人会有弹窗提醒。他好，你也好。此外，你还可以知道多少人确定要出席会议，当会议的时间地点出现变更，你还可以方便的更新。还有一个很有意思的功能，就是可以用Outlook发起一个简单的投票。
2. 手机提醒：光有outlook日历提醒还是不够的，这是因为：有时候你不在电脑跟前；另外，你可能还有个人事务需要提醒，不想也设置到outlook日历里面去，将工作和私事混在一起。现在以谷歌日历和Nokia手机为例，提出一个综合解决方案：平时你还是在Outlook里面添加各种工作日程，但是对于私事，你要将他们添加到谷歌日历。接着，在电脑上安装Google Calendar Sync，将Outlook里面的工作相关日程同步到你的谷歌日历里面，然后在手机上安装Mail for Exchange，将谷歌日历里面的事务同步到你的手机上。这样你的所有事务都会在手机里面管理，还可以设置在事务到达前让手机振铃提醒。(Google Calendar Sync只支持32位的Outlook 2003, 2007, 2010，拉风的64位同学可以尝试一下gSyncit)

我的切身经历是，如果你不做好提醒，不管怎么样，都会忘事，所以我在慢慢地养成习惯：如果现在得知一个接下来要做的事情，不管是半天以后，还是几天以后，我都会先添加到日历里面再说。对于那些周期性的事务，比如亲朋好友的生日、交各种费用等，更是如此。爱ta，就把ta存到谷歌日历当中。

* 想起一个天才同事的IM签名写着：“早起的唯一靠谱的方案就是早睡”，类比到这里就是，”不忘事唯一的办法就是做好提醒“。

个人知识的积累

不管是遇到的一个问题的解决方法，还是要收藏一个网址，或者临时的一个想法，我现在都会把它存储到网络上。一方面不会丢，方便找出来接着编辑，另外一方面，可以搜索。

总之原则是：决不将数据存储到本地。

具体可以参照我的百度空间旧文：积累自己的个人知识库